Synchroniser OUTLOOK vers SOGO

Préambule

J’ai actuellement un serveur de mail sous linux Nethserver avec Sogo et plus de 200 utilisateurs de mails.

Plusieurs de ces utilisateurs m’ont évoqué leur souhait d’utiliser leur client de messagerie habituel, à savoir outlook.

Je vais donc vous décrire les différentes étapes que j’ai suivies pour arriver à mes fins.

La version décrite ci-après est l’interfaçage de Sogo V5.01 vers Outlook 2016. Elle pourra varier un peu sur la présentation, selon la version d’Outlook que vous utiliserez.

Je précise que cet article n’a pour but que de vous informer d’une expérience vécue et n’engage aucunement ma responsabilité si vous deviez être confronté à une perte de données.

Il est donc prudent, avant toute chose, de bien vérifier la fiabilité de vos sauvegardes ou de vos snapshots.

Personnellement, je n’ai pas eu besoin d’en faire usage et tout s’est très bien déroulé.

1ère Etape : Télécharger et installer le plugin d’outlook

Pour cette synchronisation, il convient de procéder à l’installation d’un outil qui devient un plugin d’outlook. Cet outil, open-source, est disponible ici.

Une fois installé, vous devriez trouver dans votre interface outlook quelque chose comme ceci.

2ème Etape : Synchroniser le calendrier

Deux micro étapes :
– Aller chercher dans Sogo l’url de connection pour le plugin
– Renseigner et paramétrer le plugin

Url de connection

Dans l’interface de l’agenda de Sogo, il faut aller cliquer les trois petits points du calendrier que vous voulez interfacer.

Puis sélectionnez lien vers cet agenda.

Puis sélectionnez et copiez le lien de la première ligne, celle de caldav

Vous remarquerez que le lien contient l’url du serveur de mail, il est important que cette url soit dotée des certificats vérifiés par une autorité externe, sinon vous vous heurterez plus tard, à des difficultés de synchronisation avec des erreurs SSL. Pour ma part, j’ai installé des certificats vérifié par Let’s Encrypt qui fonctionnent très bien, à l’image du site que vous parcourez actuellement.

Paramétrage du plugin depuis Outlook

Allons créer un profil de synchronisation.

Cliquons sur le "plus" pour ajouter un profil, choisir Sogo et validons.

De haut en bas :

1. Complétez le nom du calendrier
2. Sélectionnez le dossier outlook du calendrier dans la fenêtre (c’est le calendrier qui va recevoir les éléments synchronisés)
3. Sur le champ URL DAV , faite le "coller" du "copier" que vous avez fait depuis Sogo
4. Complétez avec le nom de l’utilisateur Sogo
5. Complétez avec son mot de passe
6. Compléter avec son adresse email

Ensuite, vous pouvez cliquer sur "Tester ou rechercher des paramètres".

Soit le test réussit et vous n’avez plus qu’à valider, soit il vous informe de l’erreur éventuelle.

Sachez qu’à ce niveau, une erreur SSL peut venir généralement du certificat employé ou de la version SSL utilisée que vous pouvez régler dans le plugin, menu options générales, paramètres SSL/TLS.

Personnellement, à la sélection du dossier outlook, je préfère créer un nouveau calendrier, car il est possible de le renommer et de définir son affichage ultérieurement.

3ème Etape : synchroniser les contacts et les tâches

Et bien, à partir de là, c’est exactement le même principe que pour le calendrier.

A partir du clic sur profil de synchronisation :

• Soit vous avez un seul carnet d’adresses sous Sogo et c’est une seule étape.
• Soit vous avez plusieurs carnets d’adresses sous Sogo et dans ce cas, vous pouvez faire des déclarations multiples (deuxième flèche).

Dans ce cas, je vous recommande de créer les dossiers des carnets d’adresses de Sogo dans Outlook en amont, avant de compléter la fenêtre multiple.

Click droit et choisir nouveau dossier, puis contact.

En créant ces mêmes carnets dans outlook, ne vous inquiétez pas si quelques uns d’entre eux prennent l’apparence de dossier au lieu de fiche contact, l’affichage est mis à jour automatiquement et ultérieurement. Toutefois, il faut prendre garde de bien préciser que ce sont des carnets d’adresses.

Sinon, c’est la même musique avec les contacts :

De haut en bas :

1. Complétez le nom du carnet d’adresse global
2. Sur le champ URL DAV , remplacez sogo.example.com par l’url de votre serveur, celle que vous avez utilisée pour le calendrier
3. Si vous êtes comme moi, cliquez sur "charger les paramètres du compte IMAP/POP3
4. Puis cliquez Rechercher des ressources et les attribuer aux dossiers outlook

Attention de ne pas vous tromper de dossier entre la source et la destination, car la synchro fait bien son travail et si vous vous trompez de dossiers de destination, vous aurez à charge, après avoir corrigé l’erreur, d’enlever manuellement les rejetons sur le dossier de contacts qui a reçu par erreur des éléments qui ne le concernait pas.

Voilà, c’est fait. Tout est bien récupéré et synchronisé.
Sachez que c’est terriblement efficace, ce qu’on fait dans outlook est reproduit sur Sogo et inversement. L’interface se fait oublier rapidement et on se connecte avec des outils différents, tout simplement.

Si vous souhaitez plus d’informations, vous pouvez aller sur Le Guide complet de synchronisation.
Ce guide, beaucoup plus élaboré que ma modeste approche, vous apportera les réponses aux questions que vous pourriez poser.

Pour ma part, j’ai également synchronisé tous ces éléments de messagerie et de contacts avec des périphériques mobiles comme des smartphones, tablettes , on arrive ainsi à une base commune quelque que soit le périphérique utilisé. Mais ce partage vers mobiles fera l’objet d’un nouvel article prochainement.