SOGO : Utiliser les mails en copie cachée

Rien de plus frustrant que de recevoir dans sa messagerie un mail de masse en étant cité en clair dans les destinataires.

Ce n’est pas très professionnel, mais surtout c’est une manne inespérée pour tous les robots de spam, pirates et virus.

Pourtant, nous voyons malheureusement pas mal d’internautes qui font ce type d’erreur d’envoi, et c’est encore plus navrant quand elle provient de professionnels ou d’administrations.

Ouvrons quand même une petite parenthèse en rappelant que pour l’envoi "en nombre" de mails ou de newsletters, il existe des outils professionnels, soit par l’intermédiaire d’un outil développé à cet effet par votre hébergeur (j’en utilise sur plusieurs que j’ai intégrés sur mes sites internet), soit à la disposition du public par des initiatives privées ou libres.

Citons pour exemple Mailjet , que j’ai personnellement largement utilisé et éprouvé, qui s’avoue être très efficace et qui permet d’envoyer des mails en nombre sans se faire blacklister par les serveurs de mails et en conformité avec le RGPD.
Je m’en sers occasionnellement et son usage est simple.

Il y a cependant d’autres outils de ce type sur le net, en voici quelques Exemples d’outils d’emailing .

Mais si j’ai pas trop de destinataires, je peux utiliser mon client de messagerie préféré .... ??

Heureusement, vous êtes en droit de vous poser la question et d’avoir le choix d’utiliser quand même votre client de messagerie préféré. (Outlook, thunderbird, outils en lignes, etc...)

Mais petit avertissement quand même : le fait d’utiliser en clair les destinataires des mails avec un client de messagerie comporte un inconvénient majeur, au delà de celui de communiquer les adresses mails de tout le monde à tout le monde.

Si un destinataire répond au mail en cliquant "répondre à tous", tous les destinataires du mail initial reçoivent la réponse, et dont la liste de destinataire est reproduite à l’infini, sans parler de la confidentialité des échanges et des malentendus qu’elle peut générer.

En cas de mail en nombre, il faut donc mettre (je dirais quasi-systématiquement, sauf très petit nombre - à vous de juger -) les mails des destinataires en copie cachée. Ainsi, tout le monde recevra bien votre envoi de mail (sans voir les autres destinataires dudit mail) et si un des récipiendaires répond en usant de "répondre à tous" plutôt que de "répondre à", vous serez quand même le seul destinataire de la réponse.

Beaucoup plus confidentiel et efficace, non ?

Prenons un exemple de messagerie en ligne :

Il suffit dans votre client messagerie de mettre tous les destinataires en copie cachée, mais avec Sogo, comment faire ?

C’est très simple, en cliquant sur nouveau mail, nous obtenons la fenêtre ad hoc sur laquelle il faut cliquer "bcc".

Ce qui a pour effet de faire apparaître la zone copie cachée ("copie carbone" dans le jargon), et il ne vous reste plus qu’à mettre les destinataires (ou les groupes/listes de destinataires), en copie cachée.

N’oubliez surtout pas de mettre un titre et du contenu dans votre mail car les antispams risqueraient de vous identifier comme tel. Aussi, en fonction de la messagerie utilisée, un mail comportant uniquement des adresses en Cci (copie cachée) à de très fortes chances de ne pas être distribué correctement, voire pas du tout . Pour y pallier , il suffit de compléter également la rubrique « À » avec sa propre adresse mail : on s’envoie en plus le mail à soi-même… ce qui permet par ailleurs de vérifier l’état du mail à réception.

Ainsi, vous utiliserez votre messagerie Sogo de manière beaucoup plus efficace et confidentielle... mais le principe d’utilisation de la copie cachée reste le même avec toutes les messageries. (le champ de destinataire "copie cachée" s’appelle aussi souvent "cci" (comme copie carbone invisible), suivant la messagerie ).